Weekly News

Inte bara pengar att spara med att lägga ut löneadministration

Det finns definitivt pengar att spara med att outsourca löneadministration. Men erfarenheten visar att kostnadsbesparingen ofta inte är den viktigaste drivkraften i slutändan, menar Filippa Watz och Peter Stöckel på Aditro.

"Det är när man inte behöver reflektera över att löneadministratörer finns som de gör ett riktigt toppenjobb."

Självklart är det betydelsefullt att som arbetsgivare erbjuda ett intressant, stimulerande och utvecklande arbete och givetvis till en attraktiv lön. Men nästan fullt så viktigt är att de anställda får sina löner varje månad. Och självklart rätt lön.

– Det är när man inte behöver reflektera över att löneadministratörer finns som de gör ett riktigt toppenjobb. Noll misstag och ingen tänker på att de finns där, säger Peter Stöckel ansvarig för Business Process Outsourcing i Sverige och Danmark på Aditro.

Tyvärr är löneadministrationen i ett företag ofta mycket personberoende. En duktig löneadministratör kan – beroende på avtalstyp på arbetsplatsen och den egna skickligheten – hantera 500 till uppemot tusen anställdas löner.

– Ofta handlar det om erfaren personal med lång erfarenhet och djup kännedom om företaget och dess anställda, säger Filippa Watz, som arbetar med kvalitetsfrågor inom outsourcing på Aditro.

Båda menar att det är vanligt att företag med hundratals anställda endast har ett par - men ofta bara en - som jobbar med löner.

– Företag kontaktar oss av två anledningar. Det ena är att man är ute efter att minska sina kostnader eller att en erfaren administratör av någon anledning inte längre finns kvar på firman. Man har upptäckt att denne kan vara svår att ersätta, säger hon.

Det senare beror på att många av de små detaljerna i processerna bakom löneuträkningar och löneutbetalningar inte är dokumenterade. Ju mer komplexa avtal som ligger till grund för löneutbetalningarna desto större utmaning för den som ska ta vid. Till exempel inom bemanningsbranschen där personal jobbar i perioder, kommer och går, jobbar timmar eller vissa hantverksyrken med komplexa avtal.


Peter Stöckel

Aditro har kunder med upp till 15000 anställda och 300 medarbetare har tidigare ansetts som en nedre gräns för när outsourcing av löner kan anses lönsam. 

– Vi har dock tagit fram en ny lösning som kan passa mindre företag, med 30-300 anställda. Konceptet gör det möjligt för oss att påbörja tjänsteleverans av löneadministration inom 2-3 månader, från det att kunden kontaktat oss, säger Peter Stöckel. 

Han menar att det är den korta implementationstiden som gör det möjligt att kraftigt reducera kostnaden för uppsättning av lönesystemet. Men samtidigt lovar man i så kallade service level agreements (SLA) fortfarande en kvalitetsnivå på minst 99 procent. Alltså att mindre än en procent av lönespecifikationerna innehåller någon form av fel.

– Förklaringen är att vi är skyldiga att dokumentera alla rutiner och processer i minsta detalj. Dokumenterade processer är en garanti för säkerhet i leveransen.

Outsourcingaffärer - oavsett bransch - bygger på att leverantören ständigt kan tillhandahålla kvalificerad kompetens, med ett konkurrenskraftigt pris uppnått via stordriftsfördelar. 

– Detta åstadkommer vi genom att tillgängliga resurser fördelas på många kunder.  Resurserna kan användas på ett optimalt sätt, vid varje givet tillfälle, säger han.

Processer och rutiner görs så generella som möjligt. Syftet är både att förenkla för ny personal och för att göra rutinartade arbetsmoment så effektiva som möjligt. 

En nyckel är alltså att minimera tid för manuella arbetsmoment och automatisera så långt det går. 

– Merparten av informationen för en enskild anställd hanteras av personen själv. Till exempel via användarvänliga formulär. Efter attest av ansvarig chef importeras denna direkt in i lönesystemet. 

Automatisk registrering och inrapportering av arbetad tid kombineras med kraftfulla verktyg för löneadministratören. Därmed blir det möjligt att enkelt både identifiera och vid behov korrigera eventuella felaktigheter, vilket sparar tid och minimerar risken för fel, säger Filippa Watz.


Filippa Watz

Men kostnaderna då?
– Jag tror att en del kan ha en övertro på att man kan spara pengar med att outsourca löneadministration. Man kan definitivt spara pengar, men kanske inte så mycket som många förväntar sig, säger hon.

Men båda är tydliga med att det inte är kostnadsbesparingen som kunden i slutändan värderar mest när allt kommer omkring.
– Vår erfarenhet är att framförallt trygghetsdelen, men även löpande kvalitetsuppföljning och kontinuerlig tjänsteutveckling är de största drivkrafterna till outsourcing av löneadministration. Förutom rätt lön i rätt tid utför vi många åtgärder som är kopplade till kvalitet. Vår personal kan till exempel ofta se om något inte ser rätt ut i en reseräkning eller attest, avslutar hon.

Vill du veta mer om löneoutsourcing? Klicka här för mer information.

Fakta

Varför outsourcing av löneadministration?

• fokus på kärnverksamhet

• från fast till rörlig kostnad

• kvalitetssäkrade tjänster med avtalade servicenivåer

• självservicefunktion för chefer och medarbetare

• tillgång till expertis

• kostnadseffektivitet och ständig utveckling

Dela artikeln

Journalist

Anders Edström Frejman

Fler artiklar